ניהול מחסן לוגיסטי שמשפר דיוק מלאי, ליקוט וזרימת סחורה נשען על ארבע פעולות: כתובת קבועה לכל פריט, ספירות קצרות ותכופות של חלק מהמלאי ("ספירה מחזורית") במקום ספירה שנתית אחת, שיטת ליקוט שמתאימה לסוג ההזמנות, ומסלול ברור של הסחורה מהקבלה ועד היציאה.
מחסן שמיישם את הארבע מקצר זמני ליקוט, מצמצם משלוחים שגויים ומפסיק לקנות מלאי שכבר עומד על המדף.

ימה ייעוץ וסחר מלווה עסקים בייעוץ עסקי לוגיסטי ובניהול פרויקטים לוגיסטיים.
גד ברק, שניהל 23 שנים את הלוגיסטיקה כסמנכ"ל בחברת מהדרין תנופורט יצוא, כולל מערכות יבוא ויצוא, מסתכל על המחסן כחוליה בשרשרת שלמה ולא כחדר סגור.
לפעמים הפתרון לצפיפות הוא תהליך אחר, ולפעמים שטח נוסף, למשל מכולות אחסון, ואנחנו בודקים את שתי האפשרויות לפני שממליצים.
רוצים לדעת איפה המחסן שלכם מפסיד זמן וכסף?
צרו קשר ונתחיל באבחון קצר.

למה המלאי במחסן לא תואם את הרישומים?

הפער בין המדף למערכת כמעט אף פעם לא נוצר באירוע אחד.
הוא נבנה ממאות פעולות קטנות שלא נרשמו: משטח שהונח במקום פנוי ולא במקום שנקבע, קרטון שנפתח ונלקחו ממנו יחידות בלי דיווח, החזרה מלקוח שחיכתה ליד הרציף שבוע.
כל אחת נראית זניחה, וביחד הן הופכות את דוח המלאי למשהו שאי אפשר לסמוך עליו.

המדד שמודד את זה נקרא "דיוק רשומות מלאי" (Inventory Record Accuracy, או IRA): אחוז המיקומים שבהם הכמות הפיזית זהה לכמות במערכת.
מחסן שלא מודד אותו אינו יודע כמה הוא טועה, ולכן גם לא יודע כמה מלאי ביטחון הוא מחזיק רק כדי להתגונן מפני הטעויות של עצמו.

הגורמים שחוזרים במחסנים שונים:

• קבלה לפי מספר משטחים ולא לפי יחידות, כך שטעות באריזה נכנסת למערכת כמו שהיא.
• בלבול ביחידות מידה, למשל קרטון של 12 יחידות מול יחידה בודדת.
• העברות פנימיות בין מיקומים שאיש לא מדווח עליהן.
• פריטים דומים שמוחלפים בליקוט, כמו אותו דגם במידה או בצבע אחרים.
• פגומים, החזרות ודוגמאות שאין להם מיקום רשום בכלל.

התיקון מתחיל ב"כתובת מחסן", קוד קבוע לכל מיקום שמורכב ממעבר, מדף, קומה ותא.
בלי כתובת, "ליד העמוד האחורי" הוא מיקום, וממנו אי אפשר לבנות דיוק.
אחרי הכתובת באה סריקה: ברקוד לפי תקני GS1 על המשטח ועל המדף, וסריקה בכל תנועה, בקבלה, בהכנסה למדף, בהעברה וביציאה.
סריקה מחליפה הקלדה, וההקלדה היא המקור הנפוץ ביותר לטעויות.

השלב השלישי הוא ספירה מחזורית.
במקום לעצור את המחסן ליום או יומיים בסוף השנה, סופרים בכל יום מספר קטן של מיקומים.
לדוגמה, במחסן עם 1,200 מיקומים, ספירה של 60 מיקומים ביום מכסה את כולו בכ-20 ימי עבודה, ואפשר לחזור על הסבב כל חודש.
כדי לא לספור הכול באותה תדירות, מחלקים את הפריטים לפי "ניתוח ABC": פריטי A הם המעטים שמניעים את רוב המחזור והם נספרים הכי הרבה, פריטי B נספרים בתדירות בינונית, ופריטי C לעיתים רחוקות.

לדברי מנהל מחסן ותיק, "מלאי שאי אפשר לאתר שווה בפועל למלאי שלא קיים".
המשפט הזה מסביר למה דיוק איננו עניין של חשבונאות: סחורה שרשומה במערכת ולא נמצאת על המדף מייצרת הזמנה שלא יוצאת, לקוח שמחכה ורכש כפול.

איך מקצרים את זמן הליקוט ומצמצמים טעויות?

ברוב המחסנים החלק הגדול ביותר בזמן של המלקט הוא הליכה בין מיקומים, ולא הוצאת הפריט מהמדף.
לכן קיצור הליקוט הוא קודם כל עניין של סידור המחסן ורק אחר כך של מהירות העובדים.

הכלי המרכזי נקרא "סלוטינג", כלומר שיבוץ פריטים במיקומים לפי קצב התנועה שלהם.
הפריטים הפופולריים ביותר (קבוצת A מהניתוח שתואר למעלה) מונחים קרוב לאזור היציאה ובגובה המותניים, פריטים כבדים בקומות התחתונות, ופריטים שנמכרים לעיתים רחוקות במעמקי המחסן או בקומות הגבוהות.
כדאי לבחון את השיבוץ מחדש אחת לרבעון, כי מה שהיה פריט מוביל בחורף עשוי להיות איטי בקיץ.

הכלי השני הוא שיטת הליקוט עצמה.
אין שיטה אחת נכונה, וההבדל ביניהן תלוי בגודל ההזמנות ובמספר השורות בכל אחת:

מחסן עם הזמנות של שורה או שתיים בדרך כלל ירוויח מליקוט אצווה, ומחסן עם הזמנות ארוכות ירוויח מליקוט בודד או מחלוקה לאזורים.
הבחירה נעשית על בסיס נתונים: כמה שורות יש בהזמנה ממוצעת, כמה פריטים חוזרים בין הזמנות באותו יום, ומתי יוצאות המשאיות.

הפחתת טעויות ליקוט מושגת בעיקר באימות.
סריקת המיקום וסריקת הפריט לפני כל הוצאה (בעזרת מסוף ידני, "RF") מונעת החלפה בין פריטים דומים.
מחסנים שעובדים עם סחורה בעלת תוקף, כמו מזון, משתמשים בכלל "FEFO", כלומר מי שפג תוקפו ראשון יוצא ראשון.
מי שאינו מנהל תוקף משתמש ב"FIFO", נכנס ראשון יוצא ראשון.

איך בונים זרימת סחורה רציפה בין קבלה ליציאה?

סחורה שעוצרת היא סחורה שעולה כסף.
הסימן הקלאסי לבעיה הוא משטחים שעומדים ליד הרציף שעות או ימים, בלי מיקום ובלי רישום.
כדי לאתר אותה מודדים "זמן מרציף למדף", מרגע פריקת המשאית ועד שהפריט רשום ומונח במיקומו.
יעד סביר הוא אותו יום עבודה.

כמה עקרונות עוזרים לשמור על רצף:

• תיאום קבלות מראש לפי חלונות זמן, כדי שלא יגיעו שלוש משאיות יחד לרציף אחד.
• אזור המתנה מסומן, עם גבול ברור לזמן שמותר לסחורה לשהות בו.
• הפרדה פיזית בין קבלה, אחסון, ליקוט ושילוח, ואם אפשר מסלול בכיוון אחד, כך שאנשים וכלי הרמה לא נפגשים באותו מעבר.
• אזור נפרד להחזרות ופגומים, עם החלטה יומית מה חוזר למלאי ומה יוצא.
• "קרוס דוקינג" (העברה ישירה מרציף הקבלה לרציף היציאה, בלי אחסון ביניים) לסחורה שכבר שייכת להזמנה ידועה.

בסחורה רגישה לטמפרטורה הרצף חשוב אף יותר, כי כל דקה מחוץ לקירור נספרת.
עסקים כאלה צריכים לתכנן את הרציף, אזור הקירור והעמסה כרצף אחד, ולתעד טמפרטורה בכל שלב.
כשהקיבולת בעונת שיא אינה מספיקה, מכולות קירור הן דרך להוסיף נפח מקורר בלי בנייה, ויש עסקים שבוחרים לרכוש אותן ואחרים להשכיר לתקופה מוגדרת.

גם לשטח הרגיל יש פתרונות גמישים.
מכולות אחסון מאפשרות להוציא מהמחסן הראשי ציוד עונתי או מלאי איטי ולפנות מקום למה שזז, ומבנה נייד או מכולת משרד ליד הרציף יכולים לשמש עמדת קבלה ובקרה, במקום שולחן שנדחק בין משטחים.
אלה אינם תחליף לתהליך טוב, אבל הם מסירים צוואר בקבוק פיזי כשהתהליך כבר מסודר.

איך מתחילים לשפר ניהול מחסן לוגיסטי בלי לעצור את העבודה?

הטעות הנפוצה היא לנסות לשנות הכול בבת אחת: תוכנה חדשה, סידור מחדש של המדפים ותהליך ליקוט אחר באותו שבוע.
מחסן פעיל לא יכול לספוג את זה.
עדיף לעבוד בשלבים, ובכל שלב למדוד.

סדר פעולה מעשי:

1. למדוד נקודת מוצא: דיוק מלאי, מספר שורות ליקוט לשעה, אחוז הזמנות שיצאו עם טעות וזמן מרציף למדף. בלי המספרים האלה לא ברור אם השינוי עזר.
2. לשרטט את הזרימה בפועל, בהליכה במחסן עם דף ועט, ולסמן איפה סחורה מחכה, איפה עוברים פעמיים באותו מעבר ואיפה אין כתובת.
3. לסדר כתובות ולהתחיל ספירה מחזורית קטנה, כי הם הבסיס לכל מה שבא אחריהם.
4. לבחור אזור פיילוט אחד, למשל קבוצת הפריטים המובילה, ולבדוק שם סלוטינג ושיטת ליקוט חדשה במשך כמה שבועות.
5. להרחיב לשאר המחסן רק אחרי שהמדדים באזור הפיילוט השתפרו.

השלב האחרון בדרך כלל הוא החלטה על מערכת ניהול מחסן (WMS).
מערכת כזו מנהלת מיקומים, מנחה את המלקט במסלול ומתעדת כל תנועה, אבל היא רק מגבירה את מה שכבר קיים: תהליך מבולבל שמוזן למערכת נשאר מבולבל, רק יקר יותר.
לכן ההחלטה לרכוש אחת צריכה לבוא אחרי שהתהליכים מוגדרים, ולא לפניהם.

כשהמחסן הוא חלק משרשרת רחבה יותר, שווה לבדוק גם את מה שמחוץ לקירות: תחזית הביקוש, תדירות ההזמנות מספקים וזמני האספקה.
הם קובעים כמה מלאי צריך להחזיק, ולכן גם כמה מקום.
זה המקום שבו ייעוץ עסקי לוגיסטי וניהול שרשרת אספקה נפגשים עם עבודת המחסן היומיומית.

שאלות נפוצות על ניהול מחסן לוגיסטי

כמה שאלות שמגיעות לרוב מבעלי עסקים לפני שהם משנים את דרך העבודה במחסן.

מתי כדאי לעבור ממעקב באקסל למערכת WMS?

כשמספר המיקומים והתנועות כבר גדול מכדי לעדכן ידנית ביום עבודה, כשיותר ממלקט אחד עובד במקביל, או כשיש שגיאות חוזרות בזיהוי של סחורה.
מחסן קטן עם מעט פריטים יכול להמשיך בגיליון מסודר, בתנאי שיש כתובות וסריקה, ולעבור למערכת כשהצמיחה דורשת זאת.

האם מחסן קטן צריך ברקודים?

כן, ואפילו יותר ממחסן גדול, כי בעסק קטן כל טעות ליקוט פוגעת בלקוח שחשוב לכם.
ברקוד על המדף ועל הפריט עולה מעט, ומונע את ההקלדה והשליפה לפי זיכרון שגורמות לפערים רבים בניהול מחסן לוגיסטי קטן.

מה עושים עם מלאי שנע לאט?

מפרידים אותו מהמלאי הפעיל.
מעבירים אותו למיקומים רחוקים או גבוהים, או לאחסון חיצוני, כמו מכולת אחסון בשטח סמוך.
כך המדפים הקרובים ליציאה שמורים לפריטים שיוצאים כל יום, ובמקביל נקבעת מדיניות: מבצע, החזרה לספק או מחיקה.

מתי מכולת אחסון עדיפה על הרחבת המחסן?

כשהצורך בשטח זמני או עונתי, כשאין היתר או תקציב לבנייה, או כשרוצים לבדוק צמיחה לפני התחייבות לשטח קבוע.
אם הצורך קבוע וגדל, כדאי להשוות עלות לאורך זמן בין מכולה לבין שטח מבונה, והחלטה כזו מתקבלת אחרי בדיקה של הנתונים, לא לפי תחושה.

ניהול מחסן לוגיסטי עם ימה ייעוץ וסחר

מחסן שעובד טוב נבנה משלבים פשוטים שחוזרים על עצמם: כתובת לכל פריט, סריקה בכל תנועה, ספירה קצרה כל יום, שיטת ליקוט שמבוססת על נתוני ההזמנות וזרימה בלי עצירות בין הרציף למדף.
הרבה מהשיפור מגיע מסדר ומדידה, ורק אחר כך מכלים יקרים.

ימה ייעוץ וסחר משלבת ניסיון של גד ברק בלוגיסטיקה, ביבוא וביצוא עם פתרונות פיזיים, כמו מכולות אחסון, מכולות קירור ומבנים ניידים, לאבחון מה המחסן צריך בפועל ולבניית תוכנית עבודה שלב אחר שלב.
אם אתם רוצים לשפר ניהול מחסן לוגיסטי בעסק שלכם, צרו קשר עם ימה ייעוץ וסחר ונקבע שיחה לבדיקת המצב הקיים.