פתרונות לוגיסטיים לעסק שצומח נמדדים בדבר אחד: האם המערך ממשיך לספק בזמן ובעלות סבירה כשהביקוש קופץ או נופל.
התשובה מורכבת מארבעה צעדים: למדוד את המערך הקיים במדדים קבועים, לתכנן קיבולת לפי תרחישים ולא לפי ממוצע, להפריד בין עלויות קבועות לעלויות משתנות, ולהעדיף תשתית שאפשר להרחיב ולהחזיר.
עסק שמחכה שהמחסן יתמלא עד הגג לפני שהוא פועל משלם על כך באיחורי אספקה, בטעויות ליקוט ובעבודה בלחץ.

ימה ייעוץ וסחר מלווה עסקים בייעוץ עסקי לוגיסטי, בניהול פרויקטים לוגיסטיים ובתשתיות פיזיות כמו מכולות אחסון ומכולות קירור, ובמקרים של מטענים בים ובאוויר גם בשמאות מטענים.
מי שעומד לפני החלטת הרחבה מוזמן לקבוע שיחת אפיון, ונבנה יחד תמונה ברורה של מה צריך לשנות ומה אפשר להשאיר כמו שהוא.

איך יודעים שהמערך הלוגיסטי כבר לא מתאים לגודל העסק?

הסימנים הראשונים מופיעים בשטח הרבה לפני שהם מופיעים בדוחות.
ליקוט שמתארך, משטחים שמונחים במעברים, שעות נוספות קבועות במחסן, ולקוחות שמקבלים חלק מההזמנה ואת השאר בהמשך.
כשבאותו שבוע יש גם מחסור בפריט אחד וגם עודף בפריט אחר, הבעיה אינה רק נפח אלא גם תכנון.

כדי לעבור מתחושה למדידה כדאי לעקוב אחרי שלושה מדדים.
הראשון הוא "OTIF" (On Time In Full), שיעור ההזמנות שמגיעות בזמן ובכמות המלאה.
השני הוא דיוק מלאי, ההתאמה בין מה שהמערכת מציגה למה שנמצא פיזית על המדף.
השלישי הוא ניצולת שטח האחסון.
כלל אצבע נפוץ בענף המחסנאות הוא שמעל כ-85 אחוז תפוסה הגישה לסחורה נפגעת, ההזזות מתרבות והיעילות יורדת, גם אם עדיין נשאר מקום פיזי.

הבדיקה המועילה ביותר היא להשוות בין חודש שיא לחודש ממוצע.
אם המערך עומד ביעדים בחודש רגיל ונשבר בשיא, הבעיה היא גמישות ולא גודל.
אם הוא נכשל גם בחודש רגיל, צריך לשנות את התהליך עצמו לפני שמוסיפים שטח.

לדברי סמנכ"ל לוגיסטיקה ותיק בחברת יצוא, "מערך לוגיסטי לא נבחן ביום הרגיל, אלא ביום שבו הביקוש קופץ פי שניים והספק מאחר בשלושה ימים".
הניסוח הזה מכוון לבדיקה הנכונה: לא לשאול כמה אנחנו מסוגלים להעביר, אלא מה קורה כשמשהו משתבש במקביל.

אילו פתרונות לוגיסטיים מתאימים לעסק שגדל?

אין פתרון אחד, יש שכבות, והסדר ביניהן קובע.
קודם התהליך, אחר כך השיטה, ורק בסוף הטכנולוגיה והתשתית.
עסקים רבים קונים מערכת ניהול מחסן לפני שהגדירו מיקומים, נהלי קליטה וכללי ליקוט, ומקבלים מערכת יקרה שמתעדת את אותו בלגן.

השכבה הראשונה היא תכנון ביקוש.
תהליך "S&OP" (Sales and Operations Planning, תכנון מכירות ותפעול) הוא פגישה חודשית קבועה שבה מכירות, רכש ולוגיסטיקה מסכימים על תחזית אחת ועל מה שנדרש כדי לעמוד בה.
בלי תחזית משותפת כל מחלקה מתכננת לפי המספרים שלה.

השכבה השנייה היא ניהול מלאי. "ניתוח ABC" מחלק את הפריטים לפי תרומתם: פריטי A הם מעטים וזזים מהר ומקבלים מקום נגיש בקרבת אזור המשלוח, ופריטי C איטיים ויכולים לשבת בעומק המחסן. "מלאי ביטחון" (הכמות שמחזיקים מעבר לצפוי כדי לספוג תנודות) מחושב לפי הנוסחה: Z כפול סטיית התקן של הביקוש כפול שורש זמן האספקה, כאשר Z הוא 1.65 לרמת שירות של 95 אחוז.
המשמעות המעשית: ספק שזמן האספקה שלו ארוך ובלתי יציב מחייב מלאי ביטחון גדול בהרבה מספק יציב וקרוב.

השכבה השלישית היא המחסן עצמו: מיקומים מסומנים, שימוש עקבי במשטחי אירו (120 על 80 ס"מ), מדפי משטחים בגובה שהמלגזה מגיעה אליו, ורק אחרי כל אלה "WMS" (Warehouse Management System, מערכת לניהול מחסן).
השכבה הרביעית היא תחבורה ושילוח, כולל בחירת תנאי "Incoterms" נכונים מול ספקים בחו"ל, כלומר הגדרה מי אחראי ומי משלם בכל שלב מהמפעל ועד היעד.

כשהנפחים מתחילים להכביד, אפשר גם להעביר חלק מהפעילות לחברת "3PL" (Third Party Logistics, ספק לוגיסטי חיצוני שמאחסן ומפיץ עבור העסק).
זה פתרון טוב לעומסים גדולים, אבל הוא דורש נתונים מסודרים, ולכן ההכנה שתוארה למעלה נחוצה גם אם בסוף בוחרים להוציא את הפעילות החוצה.

את הניסיון המעשי בתחום אני מביא מ-23 שנים כסמנכ"ל לוגיסטיקה בחברת מהדרין תנופורט יצוא, ומהרקע של דור שני לקצינים ימיים.
אני גד ברק, בוגר בית הספר לקציני ים בעכו והאוניברסיטה העברית, ובשירות ייעוץ עסקי לוגיסטי אני מתחיל תמיד מהשאלה מה כבר קיים אצל העסק ומה באמת חסר.
מי שמעוניין להעמיק בצד העלויות יכול לקרוא גם על ניהול שרשרת אספקה וצמצום עלויות תפעול.

איך מתכננים קיבולת כשהביקוש משתנה משבוע לשבוע?

הטעות הנפוצה היא לתכנן לפי ממוצע.
הממוצע לא קיים בשום שבוע בפועל, ומחסן שמתוכנן לפיו נמצא כל השנה אחד משני מצבים: ריק יחסית או מוצף.
כדאי לתכנן שלושה תרחישים: בסיס, שיא וירידה, ולקבוע לכל אחד מהם מה העסק עושה, מי מאשר ובאיזה סף מפעילים את התוכנית.

הנה דוגמה מספרית להמחשה בלבד.
עסק מחזיק בממוצע 400 מקומות משטח ובחודשי שיא 560.
אם רוצים להישאר מתחת ל-85 אחוז תפוסה, נדרשים כ-660 מקומות בשיא מול כ-470 בממוצע, כלומר כ-190 מקומות שנדרשים רק חלק מהשנה.
זו בדיוק הקיבולת שלא כדאי לקבע בחוזה שכירות רב-שנתי, וכדאי לשאול איך משיגים אותה בגמישות.

צריך גם להכיר את "אפקט שוט הצלפה" (Bullwhip Effect), תופעה שבה תנודה קטנה בביקוש של הלקוח הסופי מתעצמת ככל שעולים בשרשרת, וכל חוליה מזמינה יותר מהצורך כדי "להיות בטוחה".
הנוגדן הוא נתונים משותפים: להעביר לספק תחזית עדכנית ולא רק הזמנות, ולהזמין בכמויות קטנות יותר אך בתדירות גבוהה יותר, כשהמחיר ליחידה מאפשר זאת.

כדאי לבדוק גם את זמני האספקה האמיתיים של הספקים, ולא את אלה שמופיעים בהצעת המחיר.
מדידה של 10 עד 20 הזמנות אחרונות מראה את הטווח בפועל, וממנה מחשבים מלאי ביטחון ריאלי.
בתחזיות מודדים את הטעות באמצעות "MAPE" (Mean Absolute Percentage Error, הסטייה הממוצעת באחוזים בין התחזית למה שקרה), ואם הסטייה בפריטי A גבוהה, שווה לשפר תחזית לפני שמוסיפים מחסן.

מתי כדאי לשכור תשתית גמישה ומתי לרכוש?

הכלל הפשוט: קיבולת שנדרשת פחות משנה, או שהצורך בה אינו ודאי, עדיף לשכור.
קיבולת קבועה לשנים, שהביקוש אליה יציב, עדיף לרכוש.
בין שני הקצוות יש הרבה מקרים אפורים, ושם נכנס חישוב עלות כולל: מחיר רכישה או שכירות, הובלה להצבה, הכנת הקרקע, ביטוח ואפשרות למכור או להחזיר בסוף השימוש.
הפירוט המלא מופיע במאמר על מכולה להשכרה או לרכישה.

מכולות אחסון הן דוגמה טובה לתשתית כזו.
מידות המכולות מוגדרות בתקן "ISO 668" והנפוצות הן 20 ו-40 רגל, והן מוצבות תוך זמן קצר יחסית.
אבל כדאי להיות כנים לגבי היקף: על רצפת מכולה של 20 רגל נכנסים כ-11 משטחי אירו בשכבה אחת, ולכן מכולות מכסות פערים של עשרות מקומות משטח ולא של מאות.
לפער כמו בדוגמה למעלה כדאי לשקול שילוב של שכירת שטח נוסף או ספק 3PL עם מכולות לגידור השיא.

לסחורה רגישה לטמפרטורה, כמו פירות, ירקות ומזון, הפתרון הוא מכולות קירור.
ימה ייעוץ וסחר מוכרת ומשכירה מכולות קירור, מעניקה אחריות של 3 חודשים מרגע משיכת המכולה מהמסוף על תקינות מערכת הקירור, והיא הנציגות המסחרית בישראל של קבוצת ORSERO GROUP האיטלקית.
כשצריך לשכור לעונה ולא לקנות, אפשר לעבור על האפשרויות במכולות להשכרה.

כשצריך נקודת עבודה ליד האחסון, למשל משרד לצוות הקליטה, מבנים ניידים ומכולות משרד מאפשרים להקים אותה בלי בנייה קבועה.
ובמקרה של מטען שנפגע בדרך, שמאות מטענים מסייעת לתעד את הנזק ולנהל את התביעה מול הגורמים הרלוונטיים.

שאלות נפוצות על התאמת מערך לוגיסטי לצמיחה

כמה שאלות מעשיות שעולות שוב ושוב בשיחות עם בעלי עסקים לפני הרחבה.

כמה מלאי ביטחון צריך להחזיק?

זה תלוי בשלושה נתונים: רמת השירות שהעסק רוצה להבטיח, תנודתיות הביקוש וזמן האספקה של הספק.
לרמת שירות של 95 אחוז משתמשים ב-Z של 1.65 בנוסחת מלאי הביטחון.
פריטי A שמוכרים הרבה ומאחרים להגיע מצדיקים רמת שירות גבוהה, ופריטי C לרוב אינם מצדיקים.

אילו מדדים כדאי לבדוק כל חודש?

ארבעה מספיקים לרוב העסקים: OTIF, דיוק מלאי, ימי מלאי ועלות לוגיסטית כאחוז מהמכירות.
אם אחד מהם מתדרדר שלושה חודשים ברצף, זו כבר מגמה ולא תנודה, וכדאי לחקור את הסיבה.

האם עסק קטן צריך מערכת WMS?

לא תמיד.
כשיש עד כמה מאות מקומות משטח ומעט שורות הזמנה ביום, גיליון מסודר עם מיקומים מסומנים יכול להספיק.
מערכת WMS מתחילה להצדיק את עצמה כשטעויות הליקוט יקרות, כשעובדים רבים מתחלפים או כשיש לוחות זמנים הדוקים מול לקוחות גדולים.

מה עושים עם סחורה רגישה לטמפרטורה בעונת שיא?

מוסיפים קיבולת מקוררת שאפשר להפעיל לתקופה מוגדרת. מכולות קירור למכירה מתאימות כשהצורך חוזר כל שנה, ושכירות מתאימה כשהעומס חד פעמי או לא ודאי.
בשני המקרים כדאי לוודא מראש מקור חשמל, מיקום הצבה וטווח הטמפרטורות הנדרש לסחורה.

פתרונות לוגיסטיים עם ימה ייעוץ וסחר: מאיפה מתחילים

עסק שרוצה לצמוח בלי להיבהל מכל שינוי בביקוש לא צריך להתחיל בהקמה אלא בבדיקה: מה המערך מספק היום, איפה הוא נשבר בשיא, ואילו חלקים בו אפשר להגמיש.
מכאן אפשר לבחור בין שיפור תהליכים, הוספת תשתית זמנית או העברת חלק מהפעילות החוצה, ולהפסיק לנחש.

ימה ייעוץ וסחר מלווה את התהליך הזה משלב הניתוח ועד התשתית הפיזית: ייעוץ לוגיסטי מבוסס 23 שנות ניסיון בניהול לוגיסטיקה ביצוא, מכולות אחסון ומכולות קירור למכירה ולהשכרה, ומבנים ניידים לצורכי עבודה.
צרו קשר ונתאים פתרונות לוגיסטיים לעסק שלכם לפי הנתונים האמיתיים שלו, כך שהמערך יגדל בקצב שהעסק קובע.